履歴書・職務経歴書関連

応募書類を入れる封筒のマナー

応募書類が揃ったら、郵送(または持参)するための封筒に封入する作業が待ち受けています。ここでは宛名の書き方や、どんな封筒を選ぶのが一般的なのか…封筒のマナーについて解説していきます。

ポイントは、受け取った相手にとって親切なかたちを心がけること。

封筒の種類…色は白、A4など応募書類がそのまま入る大きいもの

封筒は、縦型の一番オーソドックスな白いものを選ぶのが決まりです。茶封筒や柄物は、「応募書類を入れるのに相応しくない」といった意見もあり、失礼にあたります。
封筒のサイズは、原則A4などの大きいもの。目安として、2つ折りにした履歴書がそのまま入るサイズを選びましょう。
市販の履歴書を購入すると、長4と呼ばれる、いわゆる手紙を入れるときに使うサイズのものが付属することがあります。「履歴書に付いてきたのだから…」とつい使ってしまいがちですが、こういった小さな封筒はあまりお勧めできません。細かく履歴書に折り目がついてしまうほか、中身をぎゅうぎゅうに詰めるため、見た目も不格好。
他の郵便物と紛れて捨てられてしまったり、封を開けるときに間違って中身まで切られてしまう、といったトラブルを防ぐ意味でも、大きめのものを選びましょう。

履歴書を入れる向き…履歴書の左側(証明写真と名前の面)が一番上になるように

履歴書は、証明写真と氏名と経歴が書かれている面を上(封筒の宛名面側)にして。職務経歴書など他の書類を同封する際は、上から履歴書、職務経歴書、他の書類の順で入れましょう。挨拶状(カバーレター)を用意している人は、履歴書よりも上(一番上)に来るように。なお、看護師免許はサイズが小さいため、そのまま入れるのではなく、少し小さめの封筒に入れ、他の書類と一緒に封入すると親切です。

封の仕方…郵送は糊で封をし「〆」と書く、持参は封をしない

中身を確認したら、フラップを糊で厳重に封し、そこに「〆」と書きます。面接などで直接持っていく場合は、相手に開封する手間を与えないよう、「封筒に入れて封をしない」のがマナーです。このとき、封筒に入れたままカバンにしまうより、クリアフォルダに入れて、汚れやシワがつかないようにすると◎。

応募書類用の封筒の書き方

封筒のイメージ
  1. 郵便番号は真ん中から右に向かって横書きで。住所は縦書きです。宛先が同じ市区町村などの場合でも、都道府県名から省略せず書きます。丁目や番地は1-1-1のようにハイフンを使って省略せず、「一丁目一番地一号」としておきましょう。
  2. 病院名は住所よりも少し大きな文字で。住所よりも一段下げて書き始めるとバランスが取りやすいはず。総務課など、担当者の部署名は、改行した上で病院名と高さを揃えて明記。
  3. 宛名には、担当者の名前の上に肩書きを付けて記述します。

    • 肩書きがわからない場合は「採用御担当○○様」
    • 担当者名がわからない場合には「採用御担当者様」

    なお、「様」と「御中」の使い分けには要注意。人の名前や○○担当というように、宛先が人になる際は「様」、宛名が病院名や部署名で終わる場合のみ「御中」と覚えましょう。間違っても「総務課鈴木御中」としないように。

  4. このままでは応募書類が入った大切な封筒とはわかってもらえません。赤い細めのペンを使用し、封筒の左下に「履歴書在中」という言葉を必ず書き添え、四角で囲みます。線を引く際はもちろん定規を使用。
    ※最初から履歴書専用に作られた封筒など、モノによってははじめから書かれている場合があります。
  5. 裏面には、必ず自分の名前と住所と郵便番号を書きましょう。ここでもやはり都道府県名や丁目・番地は省略しないこと。裏面の左下4分の1に納めるように書くと、バランスが良く仕上がります。
  6. 郵送の場合は最後に封をし、接着したフラップ部分に「〆」を。

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